Cách kiểm soát và phòng ngừa gian lận trong bán hàng

Nếu bạn chưa hình dung về việc thất thoát xảy ra như thế nào thì hãy dành 10 phút để đọc thật kỹ bài viết này, biết đâu sẽ "bỏ luôn ý định" làm doanh chủ đấy!?: 81 tuyệt kỹ ăn bớt trong lĩnh vực phục vụ
Đọc xong thì trong lòng thôi thúc là làm cách nào để phòng ngừa, rồi giám sát kiểm tra, thì đây đúng là bài hướng dẫn dành tặng bạn đấy nhé!
Quản lý kinh doanh chặt chẽ là vừa mang tính khoa học, logic & vừa mang tính nghệ thuật
1. Đầu tiên, là áp dụng quy trình quản lý khép kín nhằm phòng ngừa tình trạng "ăn bớt" trong quá trình vận hành.
Với cách order ghi sổ (ghi giấy) truyền thống thì người nhân viên order sẽ ghi thông tin món trên nhiều liên (cuốn sổ thường sẽ có nhiều liên), ví dụ liên 1 gửi thu ngân, liên 2 gửi cho nhà bếp.
- Nếu người order không đưa liên cho thu ngân mà chỉ gửi liên cho bếp và xuất món?
- Nếu người nhân viên thu ngân không nhập phiếu order vào phần mềm?
- Nếu nhân viên bếp tự ý cho xuất món mà không cần liên order?
Điều gì sẽ xảy ra nếu hiện tượng trên xảy ra??? ......... Vâng, là thất thoát đấy!
Để phòng tránh tình trạng này thì giải pháp khoa học dễ áp dụng là quy trình quản lý khép kín giữa nhân viên order <=> thu ngân <=> nhà bếp, hãy xem video bên dưới để rõ nhé.

NGUYÊN TẮC QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHÉP KÍN
2. Thứ hai, là hiểu cách mà thu ngân có thể lợi dụng gian dối, ăn bớt:
Cách 1. In bill, thu tiền, sau đó xóa bill hoặc xóa món: thu ngân cho in bill, thu tiền đầy đủ nhưng sau đó xóa bill/xóa món để lấy tiền vào túi riêng.
Phương pháp truy vết:
- Về xóa bill: vào module Quản lý bán hàng >> Danh sách hóa đơn bán hàng: theo nguyên tắc đúng thì số thứ tự bill sẽ liên tục theo bước đếm +1, nếu xem danh sách hóa đơn mà thấy thì chứng tỏ hóa đơn đã bị xóa. Để truy hóa đơn bị xóa thì tiếp tục vào module Hệ thống >> Nhật ký hệ thống >> chọn loại Hóa đơn bán lẻ rồi nhấn Lấy thông tin, hệ thống sẽ load ra đầy đủ thông tin hóa đơn bị xóa bởi user (tên tài khoản) nào, ngày giờ hủy...
- Về xóa món: vào module Quản lý bán hàng >> chọn Báo cáo trả món: phần mềm sẽ liệt kê thông tin chi tiết của nghiệp vụ xóa món.
Cách 2. In bill, thu tiền đầy đủ, sau đó giảm giá bill hoặc nhấn sửa giá bán: thu ngân thu tiền đầy đủ của bill, sau đó giảm giá bill để lưu hóa đơn, thu ngân bỏ túi riêng số tiền chênh lệch. Ví dụ: bill trị giá là 5 triệu đồng, thu ngân thu đủ sau đó chọn giảm giá 10% tức giảm 500.000 đồng và bỏ vào túi riêng.
Cách kiểm tra: Lời khuyên của DanTriSoft là việc giảm giá cần có quy trình, tránh tình trạng giảm giá tùy tiện. Ví dụ đơn giản về quy trình giảm giá là bill nào giảm giá thì cần giữ lại bill & có chữ ký xác nhận của người có quyền giảm giá bill/nhân sự phụ trách, điều này giúp đối soát rõ ràng & minh bạch.

Cách phân quyền tài khoản thu ngân phòng thất thoát