Mã vạch tiếng Anh gọi là barcode là công nghệ mã hóa thông tin theo tiêu chuẩn mã vạch mà chỉ những máy quét mã vạch mới đọc được. Mã vạch được áp dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực quản lý hàng hóa như bán hàng bằng máy quét mã vạch, mã vạch hóa sản phẩm... trong các siêu thị lớn, mini mart, cửa hàng kinh doanh.
 |
| Cuộn tem mẫu để in mã vạch |
Hầu hết các hàng hóa của các nhà sản xuất chuyên nghiệp đều được mã vạch hóa và được in thẳng vào bao bì, in trên lon, hộp... nên nếu buôn bán những sản phẩm này thì nhà bán lẻ/bán sỉ chỉ cần sử dụng hệ thống có sẵn này. Tuy nhiên một số hàng hóa chưa được nhà sản xuất mã vạch hóa, ví dụ: hàng thời trang, giày dép, linh kiện..., thì người bán hàng cũng có thể dễ dàng làm được (1) Tạo mã hàng để in mã vạch cho hàng hóa đó, (2) In tem mã vạch cho món hàng, (3) Dán mã vạch lên hàng hóa để bán hàng bằng máy quét mã vạch như các hàng hóa có sẵn mà vạch.
Để thực hiện được 3 việc trên thì nhà bán hàng cần có:
- Một là máy in mã vạch: trên thị trường có nhiều loại máy in khác nhau, công năng khác nhau, công suất khác nhau, thương hiệu khác nhau, dĩ nhiên là giá cả khác nhau và trân trọng giới thiệu đây là thông tin máy in mã vạch được DanTriSoft cung cấp.
- Hai là giấy in mã vạch: giấy in mã vạch cũng có nhiều loại khác nhau, kích cỡ tem khác nhau (khổ in phổ biến nhất trong bán lẻ là 35mm*22mm), chất lượng khác nhau, lời khuyên là nên hỏi rõ người bán giấy in để được tư vấn cụ thể cho đúng nhu cầu.
- Ba là phần mềm quản lý có chức năng in mã vạch: ví dụ phần mềm DanTriSoft có chức năng in mã vạch và kết nối tự động với máy in mã vạch để thuận tiện cho người sử dụng.
Bài dưới đây sẽ hướng dẫn cách in tem mã vạch
Nguyên lý về mã vạch: Mỗi một hàng hóa bắt buộc phải có mã hàng (là chuỗi số, chuỗi chữ, hoặc cả số và chữ viết theo nguyên tắc là viết liền không dấu, không có ký tự đặc biệt như @, #, $, &...); phần mềm in mã vạch sẽ mã hóa mã hàng đó ra thành mã vạch; còn máy quét mã vạch có chức năng dịch ngược từ ký hiệu mã vạch thành mã hàng để đưa vào phần mềm DanTriSoft; Từ đó phần mềm DanTriSoft nhận ra được tên hàng hóa và giá bán để bán hàng tự động như hệ thống siêu thị lớn. Phần mềm in mã vạch được tích hợp vào Dân Trí Soft dùng chuẩn barcode phổ biến nhất là Code128.
Bước 1: Vào module kho hàng lập Phiếu nhập kho hoặc module mua hàng lập Hóa đơn mua hàng và nhấn Lưu.
Bước 2: In mã vạch (barcode) trực tiếp từ phần mềm DanTriSoft
Cách 1 (in ngay): In khi phát sinh phiếu nhập kho hoặc hóa đơn mua hàng: khi tạo phiếu nhập kho (hoặc hóa đơn mua hàng) và muốn in ngay tem mã vạch theo nhu cầu về số lượng tem để dán sản phẩm.
Thực hiện : Tạo Phiếu nhập kho (hoặc hóa đơn mua hàng) >> thêm thông tin và nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ nhập kho (mua hàng).
Sau khi Lưu ta nhấn chức năng In barcode >> hiện ra form để tùy chỉnh thông tin in mã vạch như số lượng tem muốn in, phần mềm sẽ tự động load thông tin giá bán lẻ, xóa dòng thông tin hàng hóa không cần in mã vạch cho lần này >> sau khi chỉnh sửa đúng nhu cầu ta nhấn lệnh In barcode bên dưới để phần mềm xuất ra file in ấn & sau đó cấu hình để in ra máy in. Chú ý: để hàng hóa in được barcode bắt buộc giá bán lẻ phải >0, nếu chưa khai báo giá bán lẻ thì vào Quản lý bán hàng >> Bảng giá bán lẻ nhấn Sửa rồi nhấn nút Lấy tất cả hàng hóa xuống dưới lưới, sau đó gõ giá bán lẻ và Lưu.
Thực hiện : Tạo Phiếu nhập kho (hoặc hóa đơn mua hàng) >> thêm thông tin và nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ nhập kho (mua hàng).
 |
| Tạo phiếu và nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ |
 |
| Chỉnh sửa số hàng hóa cần in, lượng tem cần in rồi nhấn In barcode để xuất file in ấn |
 |
| Mẫu in barcode từ phần mềm DanTriSoft phù hợp máy in 3 tem, 2 tem và 1 tem |
Cách 2 (in lại): Vì lúc nhập kho hay lập hóa đơn mua hàng ta chưa có nhu cầu in ngay tem mã vạch và đến giờ mới cần in tem thì thực hiện như sau: vào module Quản lý kho hàng >> Danh sách phiếu nhập kho nhấn tìm kiếm phiếu nhập kho cần lấy thông tin >> click lên phiếu chứa thông tin cần in tem mã vạch và nhấn In mã vạch (làm tương tự nếu dùng chức năng Hóa đơn mua hàng).
Hướng dẫn lắp đặt máy in mã vạch và gắn tem vào máy đúng
Chú ý:
- Mẫu tem Dân Trí Soft thiết kế là mẫu in phổ biến nhất với kích thước tem là 35mm * 22mm, in được trên máy in tem nhãn có tối đa 3 tem trên một dòng, nên máy in tem có 2 tem hoặc 1 tem trên một dòng đều được. Bộ đếm số lượng mặc định được tính toán mỗi dòng là 3 tem, do đó nếu máy in tem chỉ có 2 dòng thì ta tùy chỉnh cột số lượng cho đúng nhu cầu. Hoặc tải mẫu in tem đôi 35*22mm tại đây và chép vào thư mục report của phần mềm để đưa về mẫu in tem đôi, hoặc cách dễ nhất là mua dịch vụ hỗ trợ 1 giờ của Dân Trí Soft.
- Kích thước tem mặc định là 35 *22mm nên kiến nghị số ký tự mã hàng từ 5 - 9 ký tự để chất lượng mã vạch khi in là chuẩn, ví dụ mã hàng là HH001 là có 5 ký tự. Chất lượng giấy in tem, mực in tem mã vạch và chất lượng máy quét mã vạch cũng ảnh hưởng lớn đến việc quét mã vạch có được không, có nhanh không. Trong trường hợp nếu mã vạch bị mờ, bị trầy xước, bị rách, bị biến dạng... mà không quét được mã vạch thì dùng chức năng tìm kiếm của phần mềm để tìm hàng hóa.
- Mẫu tem Dân Trí Soft thiết kế là mẫu in phổ biến nhất với kích thước tem là 35mm * 22mm, in được trên máy in tem nhãn có tối đa 3 tem trên một dòng, nên máy in tem có 2 tem hoặc 1 tem trên một dòng đều được. Bộ đếm số lượng mặc định được tính toán mỗi dòng là 3 tem, do đó nếu máy in tem chỉ có 2 dòng thì ta tùy chỉnh cột số lượng cho đúng nhu cầu. Hoặc tải mẫu in tem đôi 35*22mm tại đây và chép vào thư mục report của phần mềm để đưa về mẫu in tem đôi, hoặc cách dễ nhất là mua dịch vụ hỗ trợ 1 giờ của Dân Trí Soft.
- Kích thước tem mặc định là 35 *22mm nên kiến nghị số ký tự mã hàng từ 5 - 9 ký tự để chất lượng mã vạch khi in là chuẩn, ví dụ mã hàng là HH001 là có 5 ký tự. Chất lượng giấy in tem, mực in tem mã vạch và chất lượng máy quét mã vạch cũng ảnh hưởng lớn đến việc quét mã vạch có được không, có nhanh không. Trong trường hợp nếu mã vạch bị mờ, bị trầy xước, bị rách, bị biến dạng... mà không quét được mã vạch thì dùng chức năng tìm kiếm của phần mềm để tìm hàng hóa.
Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt máy in mã vạch và setup khổ in mặc định cho máy in mã vạch Xprinter XP-350B
BÁN HÀNG BẰNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH
Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software