Khai báo thông tin ban đầu cho phần mềm lĩnh vực kinh doanh karaoke, bida để tính tiền giờ, tiền món ăn/thức uống.
Chú ý: Tên đăng nhập mặc định của phần mềm: admin - Mật khẩu mặc định: admin
[QUAN TRỌNG] Nguyên tắc nhập liệu phần mềm
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (các ký tự đặc biệt @, #, $, &...), các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống). Mã sau khi tạo không được phép sửa, chỉ được sửa tên, nếu muốn sửa mã thì hãy tạo mới hoặc xóa mã cũ để làm mới lại.
2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.
Bước 1. Khai báo loại phòng với lĩnh vực karaoke và loại bàn với lĩnh vực bida.
1.1 Khai báo loại phòng (ví dụ phòng tiêu chuẩn, phòng VIP) với quán karaoke, loại bàn (ví dụ bàn bàn carom, bàn bida lỗ) để sau này khai báo tiền giờ cho từng phân loại chính xác và phần mềm sẽ tự động tính toán tiền giờ.
- Vào module Danh mục >> Khai báo khu vực >> gõ thông tin khu vực vào lưới, ví dụ Phòng tiêu chuẩn, Phòng VIP, Khu cafe. Lưu ý khu vực nào có tính tiền giờ thì check chọn Khu vực Karaoke, khu vực không tính tiền giờ (ví dụ Khu cafe) thì không chọn.
 |
| Khai báo khu vực tức là khai báo theo phân loại phòng với karaoke hoặc phân loại bàn với billiard |
1.2 Khai báo danh sách phòng/bàn cho từng phân loại được định nghĩa ở 1.1 ở trên.
- Vào module Danh mục >> Thiết lập bàn >> tại ô khai báo này sẽ khai báo danh sách phòng/bàn theo từng phân loại được định nghĩa bước 1.1 ở trên, tôi ví dụ Phòng tiêu chuẩn có các phòng TC01, TC02 đến TC10, phòng VIP có từ VIP01 đến VIP05 và khu Cà phê có 10 bàn (ảnh dưới)
 |
| Cách thiết lập danh sách phòng/bàn theo từng phân loại |
Bước 2. Khai báo thời điểm bán hàng.
- Ví dụ quán có giá tiền giờ khác nhau vào Ngày và Đêm, thời gian ban ngày từ 6 giờ đến 18 giờ và sau 18 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau là ban đêm. Ta vào module Danh mục >> Khai báo thời điểm bán >> thêm thông tin tên thời điểm NGÀY có Giờ BD (giờ bắt đầu) là 6, Phút bắt đầu là 0, rồi ĐÊM có giờ bắt đầu 18 giờ, phút bắt đầu 0.
- Nếu trường hợp đồng giá bán cả ngày thì ta chỉ cần khai báo tên thời điểm là CẢ NGÀY có giờ bắt đầu là 0 và phút bắt đầu là 0.
 |
| Khai báo thời điểm bán hàng để phần mềm tự động tính giá tiền giờ theo thời điểm |
Bước 3. Tạo thông tin hàng hóa.
Xem video hướng dẫn cách thêm hàng hóa
Hãy đặt mua máy in bill được tích hợp chuẩn với phần mềm miễn phí Dân Trí Soft, giao hàng toàn quốc: MÁY IN BILL
Bước 4. Tạo ra nhiều bảng giá và khai báo thông tin giá bán.
- Vào module Quản lý bán hàng >> Bảng giá bán >> nhấn Thêm mới để tạo các bảng giá, ví dụ tạo bảng giá TC - Sáng (giá phòng tiêu chuẩn thời điểm sáng), TC - Tối (giá phòng tiêu chuẩn thời điểm Tối)...
 |
| Tạo ra các bảng giá cho phù hợp với nhu cầu quản lý |
- Để gõ giá bán, chỉnh sửa giá bán ta vào tab Bảng giá >> gõ thông tin giá báng cho các bảng giá sau đó nhấn Lưu để hoàn tất. Chú ý: tiền giờ là dòng cuối cùng của thông tin hàng hóa.
 |
| Thêm và chỉnh sửa giá bán |
Bước 5. Liên kết Khu vực - thời điểm - bảng giá để setup tự động công thức cho phần mềm.
- Vào module Quản lý bán hàng >> nhấn Liên kết khu vực - thời điểm - bảng giá: trong form này ta chọn để liên kết (mapping) cho đúng với nhu cầu >> sau đó nhấn Lưu để hoàn tất. Đây chính là công thức để phần mềm DanTriSoft tự động lấy thông tin đúng bảng giá cho từng loại phòng/loại bàn (khu vực), cho từng thời điểm bán hàng.
 |
| Khai báo Liên kết khu vực - thời điểm - bảng giá để phần mềm tự động load bảng giá chính xác |
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH KHAI BÁO CHUẨN
Một số cách tùy chỉnh chuyên sâu:
- Mặc định phần mềm sẽ làm tròn hóa đơn bán hàng lên đơn vị ngàn đồng (ví dụ 96.500 đồng sẽ làm tròn 97.000 đồng). Vậy cách nào để in đúng số tiền mà không cần làm tròn lên hàng ngàn đồng.
- Mặc định quy trình phần mềm: in hóa đơn >> rồi mới lưu hóa đơn để giải phóng bàn/phòng về trống. Vậy cách nào để lưu hóa đơn và in hóa đơn sẽ cùng 1 lúc?
- Mặc định khi in hóa đơn tính tiền, in phiếu chế biến, in trả món chỉ 1 phiếu. Vậy cách nào để khai báo là in một lúc 2 phiếu thanh toán, 3 phiếu chế biến...?
- Mặc định phần mềm sẽ tính doanh thu theo ngày từ 0h - 24h mỗi ngày, nhưng với lĩnh vực karaoke, billiard thì khách có thể dùng dịch vụ đến 4 giờ sáng hôm sau thì làm thế nào để doanh thu theo ngày gôm đến 4 giờ sáng hôm sau? (tức doanh thu 1 ngày được hiểu là từ giờ mở cửa đến giờ đóng cửa).
- Mặc định phần mềm sẽ tính doanh thu theo ngày từ 0h - 24h mỗi ngày, nhưng với lĩnh vực karaoke, billiard thì khách có thể dùng dịch vụ đến 4 giờ sáng hôm sau thì làm thế nào để doanh thu theo ngày gôm đến 4 giờ sáng hôm sau? (tức doanh thu 1 ngày được hiểu là từ giờ mở cửa đến giờ đóng cửa).
Cách thực hiện:
Vào ổ đĩa C >> DanTriSoft >> Karaoke >> tìm file có tên sys_Utility.4.exe, click chuột phải vào file và chọn Run as administrator >> click chọn Hệ thống >> điều chỉnh các thông số ở ô màu đỏ bên dưới theo đúng yêu cầu (lưu ý: 0 là No & 1 là Yes).
 |
| Thiết lập cấu hình mặc định cho phần mềm karaoke, billiard DanTriSoft |
Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software