Nghiệp vụ khách đặt cọc và tạm ứng nhà cung cấp

Với khách hàng đặt cọc (tạm ứng) tiền trước rồi mới nhận hàng sau thì phản ánh nghiệp vụ này trong phần mềm Dân Trí Soft như thế nào? Hoặc với nghiệp vụ chúng ta ứng trước tiền cho nhà cung cấp để có chính sách tốt rồi nhận hàng sau, khi đó phản ánh trong DanTriSoft ra sao? Đây là bài hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ đặt cọc (tạm ứng) này.
TẠM ỨNG/ĐẶT CỌC CỦA NGƯỜI MUA/KHÁCH HÀNG
Lấy ví dụ sau để dễ hình dung:
(1) Công ty của ta có khách hàng là ông Cao Trung Hiếu, để nhận được chương trình ưu đãi bán hàng thì ông Cao Trung Hiếu đặt cọc trước là 500 triệu đồng vào ngày 01/03/2020.
(2) Đến ngày 03/03/2020 công ty mới xuất hàng lần 1 với giá trị đơn hàng 200 triệu đồng.
(3) Tiếp theo đến ngày 05/03/2020 công ty xuất tiếp đơn hàng lần 2 với giá trị 300 triệu đồng, tức sau 2 đơn hàng này thì khoảng đặt cọc trước đã hết.
(4) Đến ngày 07/03/2020 công ty xuất bán công nợ trả sau là 100 triệu đồng cho ông Hiếu, tức lần phát sinh công nợ phải thu của ông Hiếu là 100 triệu đồng.
(5) Ngày 08/03/2020 ông Cao Trung Hiếu thanh toán hết tiền công nợ là 100 triệu đồng, tức công nợ phải thu của ông Hiếu còn 0 đồng.
(6) Ông Cao Trung Hiếu tiếp tục đặt cọc tiền & mua hàng tương tự như ở trên. Vào một ngày ví dụ 24/03/2020 công ty gửi trả lại tiền đặt cọc cho ông là 100 triệu đồng.

Cách thực hiện các nghiệp vụ ở trên vào phần mềm Dân Trí Soft như sau:
(1) Với nghiệp vụ này ta vào module Thu chi tiền >> lập Phiếu thu tiền (lựa chọn thu tiền mặt hay thu ngân hàng là tùy vào thực tế) >> chọn phân loại Thu khách hàng >> nhập số tiền thu của ông Cao Trung Hiếu là 500 triệu đồng (có thể ghi chú là tiền đặt cọc/tạm ứng), chọn ngày hạch toán (HT) là 01/03/2020
Ghi nhận nghiệp vụ đặt cọc trước vào phần mềm
=> Lúc này vào xem báo cáo công nợ phải thu của ông Cao Trung Hiếu sẽ thấy ghi nợ là -500 triệu (âm 500 triệu), tức là công ty đang nợ/đang nhận đặt cọc của ông Hiếu là 500 triệu & xem báo cáo sổ quỹ tiền sẽ thấy cộng thêm +500 triệu.
Báo cáo công nợ phải thu khách hàng sẽ được thể hiện số âm - tức là tiền nhận đặt cọc
Chú ý: Với khách hàng đặt cọc thì chỉ xem báo cáo công nợ phải thu theo khách hàng mới chính xác, còn báo cáo công nợ phải thu theo chứng từ sẽ không sử dụng.
(2) Với nghiệp vụ này ta vào module Quản lý bán hàng >> Hóa đơn bán sỉ >> lập Hóa đơn bán hàng, chọn người mua là Cao Trung Hiếu, chọn ngày hạch toán là 03/03/2020, rồi lên đơn hàng xuất bán hàng hóa có giá trị là 200 triệu đồng.
Lên hóa đơn bán hàng, cho giao hàng lần 1
=> Lúc này vào xem báo cáo công nợ phải thu của ông Cao Trung Hiếu sẽ thấy ghi nợ là -300 triệu (âm 300 triệu) vì đặt cọc 500 triệu & đã xuất bán 200 triệu nên còn cọc là 500 - 200 = 300 triệu.
Báo cáo công nợ khách hàng Cao Trung Hiếu chỉ còn -300 triệu (tức tiền đặt cọc còn 300 triệu)
(3) Tương tự như vậy với nghiệp vụ diễn ra vào ngày 05/03/2020.
=> Lúc này vào xem báo cáo công nợ phải thu của ông Cao Trung Hiếu sẽ thấy ghi nợ là 0 đồng.
(4) Với nghiệp vụ này ta vào module Quản lý bán hàng >> Hóa đơn bán sỉ >> lập Hóa đơn bán hàng, chọn người mua là Cao Trung Hiếu, chọn ngày hạch toán là 07/03/2020, rồi lên đơn hàng xuất bán hàng hóa có giá trị là 100 triệu đồng.
Xuất bán công nợ phải thu khách hàng Cao Trung Hiếu là 100 triệu đồng
=> Lúc này vào xem báo cáo công nợ phải thu của ông Cao Trung Hiếu sẽ thấy ghi nợ là 100 triệu đồng.
Công nợ phải thu của khách Cao Trung Hiếu là 100 triệu đồng sau khi bán nợ ở trên
(5) Với nghiệp vụ này ta vào module Thu chi tiền >> lập Phiếu thu tiền (lựa chọn thu tiền mặt hay thu ngân hàng là tùy vào thực tế) >> chọn phân loại Thu khách hàng >> nhập số tiền thu của ông Cao Trung Hiếu là 100 triệu đồng ngày hạch toán là 08/03/2020
Thực hiện nghiệp vụ Thu tiền công nợ của khách Cao Trung Hiếu
Chú ý: Với khách hàng có nghiệp vụ đặt cọc trước (ứng trước) thì để thu tiền công nợ thì phải thực hiện nghiệp vụ Thu tiền theo phân loại Thu khách hàng mà không làm được theo cách thu thông thường là thu theo chứng từ như hướng dẫn quản lý công nợ phải thu của khách hàng mua trước và thanh toán sau.
=> Lúc này vào xem báo cáo công nợ phải thu của ông Cao Trung Hiếu sẽ thấy ghi nợ là 0 đồng (hết nợ).
Báo cáo công nợ cuối các nghiệp vụ thấy phát sinh tăng 600 triệu, phát sinh giảm 600 triệu nên công nợ còn lại là 0 đồng
(6) Để thực hiện nghiệp vụ Trả tiền cọc cho khách hàng ta vào module Thu chi tiền >> lập Phiếu thu tiền (lựa chọn thu tiền mặt hay thu ngân hàng là tùy vào thực tế) >> chọn phân loại Thu khách hàng >> nhập số tiền thu của ông Cao Trung Hiếu là -100 triệu đồng (âm một trăm triệu đồng).
Nghiệp vụ trả tiền đặt cọc cho khách hàng, ghi giá trị tiền là số âm
=> Vào xem báo cáo công nợ phải thu của ông Cao Trung Hiếu sẽ thấy ghi nợ tăng thêm là 100 triệu (âm 500 triệu) & xem báo cáo sổ quỹ tiền sẽ thấy giảm đi 100 triệu vì số tiền đặt cọc bị giảm đúng 100 triệu.
----------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------
TẠM ỨNG/ĐẶT CỌC CHO NGƯỜI BÁN/NCC
Lấy ví dụ sau:
(1) Để có chính sách giá tốt khi mua hàng vào ngày 01/03/2020 chúng ta đặt cọc trước cho nhà cung cấp Bùi Thị Kim Huế số tiền là 500 triệu đồng.
(2) Vào ngày 05/03/2020 nhà cung cấp Bùi Thị Kim Huế cho giao hàng với hóa đơn là 400 triệu đồng.
(3) Vì hàng hóa gặp sự cố nên nhà cung cấp không giao đủ được và ngày 24/03/2020 nhà cung cấp gửi trả lại số tiền cọc còn lại là 500 - 400 = 100 triệu đồng.

Cách thực hiện các nghiệp vụ ở trên vào phần mềm Dân Trí Soft như sau:
(1) Với nghiệp vụ này ta vào module Thu chi tiền >> Lập phiếu chi tiền (tiền mặt hoặc ngân hàng) >> chọn loại phiếu là Chi nhà cung cấp, gán thông tin nhà cung cấp vào phiếu chi & gõ số tiền là 500 triệu đồng, ngày lập và ngày hoàn thành (HT) là 01/03/2020
Lập phiếu chi tiền để đặt cọc trước cho nhà cung cấp
=> Vào xem báo cáo công nợ phải trả cho một nhà cung cấp (NCC) >> chọn NCC Bùi Thị Kim Huế và nhấn tìm kiếm sẽ hiện ra phát sinh giảm 500 triệu đồng, tức chúng ta đã đặt cọc 500 triệu. Vào xem báo cáo sổ quỹ tiền thì sổ quỹ tiền giảm 500 triệu đồng.
Báo cáo công nợ phải trả một nhà cung cấp
(2) Thực hiện nghiệp vụ lập hóa đơn mua hàng bình thường, khi lập hóa đơn mua hàng phần mềm sẽ ghi nhận: một là số lượng & giá vốn hàng tồn kho tăng lên (nên không cần làm nghiệp vụ nhập kho nữa), hai là ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp tăng lên, hóa đơn mua hàng này ngày lập & hoàn thành là 05/03/2020.
Lên hóa đơn mua hàng với nhà cung cấp Bùi Thị Kim Huế
=> Vào xem báo cáo công nợ phải trả cho một nhà cung cấp (NCC) với NCC Bùi Thị Kim Huế thì thấy rõ: phát sinh tăng 400 triệu - tức đã mua hàng 400 triệu, phát sinh giảm 500 triệu - tức chúng ta đặt cọc NCC 500 triệu, nên còn lại -100 triệu (âm 100 triệu) - tức tiền đặt cọc còn lại là 100 triệu.
Mua hàng & cấn trừ tiền đã đặt cọc trước
(3) Với nghiệp vụ này ta vào module Thu - chi tiền >> Lập phiếu chi tiền (tiền mặt hoặc ngân hàng) >> chọn loại phiếu là Chi nhà cung cấp, gán thông tin nhà cung cấp vào phiếu chi tiền & gõ số tiền là -100 triệu (âm 100 triệu), ngày lập và hoàn thành là 24/03/2020
Nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc lại cho chúng ta
=> Vào xem báo cáo công nợ phải trả cho một nhà cung cấp (NCC) với NCC Bùi Thị Kim Huế sẽ thấy tồn cuối kỳ là 0 đồng (tức không còn nợ). Vào sổ quỹ tiền mặt sẽ thấy tăng thêm 100 triệu.
Báo cáo sau khi nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc