Nhập kho - xuất kho - định lượng, báo cáo kho, kiểm kê, điều chỉnh

Các nghiệp vụ quản lý kho hàng như nhập - xuất - tồn - định lượng (định mức) món ăn/thức uống - kiểm kê - giá vốn hàng bán.
QUẢN LÝ KHO: NHẬP - XUẤT - TỒN - ĐỊNH LƯỢNG


Khai báo công thức định lượng để quản lý kho
Đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có 2 dạng hàng bán: hàng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting... và hàng bán có công thức tính định lượng, tức là món hàng bán ra được tạo ra từ một loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào đó, ví dụ cafe đá được tạo ra từ bột cafe, Sting sữa được tạo ra từ sting và sữa... Do đó khâu khai báo thông tin hàng hóa cần làm theo đúng định nghĩa sau để check chọn cho chính xác:
* Hàng hóa: là thông tin món hàng bán ra theo dạng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting
* Thành phẩm: là thông tin được ghi ở menu món, thành phẩm là món được bán ra nhưng không phải là hàng hóa vì thành phẩm được tạo thành từ Nguyên vật liệu hoặc từ Hàng hóa, ví dụ: cafe đá là thành phẩm vì được tạo ra từ Nguyên liệu là cafe bột với định lượng 1kg cafe bột = 40 ly cafe đá, sting sữa là thành phẩm vì nó được tạo ra từ hàng hóa là Sting và nguyên vật liệu là sữa với công thức định lượng sting sữa = 1 sting lon + 0.01kg sữa.
* Nguyên vật liệu: là cái cần quản lý kho nhưng không có bán ra, ví dụ cafe bột, thịt, trứng...

Cách khai báo công thức tính định lượng: vào module Quản lý kho hàng >> Khai báo định lượng để thiết lập công thức. Cần hiểu rõ bản chất việc khai báo định lượng để khai báo chính xác.
(1) Nhập công thức định lượng vào phần mềm: ví dụ bartender đưa công thức 1 ly cafe đá/nóng = 0,25kg bột cà phê (tức 1 kg cà phê làm được 40 ly cafe) + 1 gói đường nhỏ.
(2) Nhập thời gian áp dụng công thức này (tức công thức này bắt đầu có hiệu lực vào ngày nào).

Một ví dụ về việc khai báo thông tin hàng hóa và công thức định lượng cho nhà hàng hải sản:
Ví dụ 1: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Lẩu cua biển. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển và dùng món lẩu cua biển với giá niêm yết là 500.000đ/kg. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là nguyên vật liệu (NVL) đơn vị tính là kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 500.000 đ/cái.
+ Cách khai báo công thức định lượng: 1 Lẩu cua biển = 1 kg Cua biển.
+ Khi bán hàng: lên món Lẩu cua biển thì ở cột số lượng sẽ gõ đúng theo khối lượng thực tế cân cua, ví dụ ở trên là gõ 1,85 kg. Phần mềm sẽ tự động lấy số lượng * giá bán = thành tiền tức 1,85 kg * 500.000 đồng/kg = 925.000 đồng.
+ Nhờ khai báo công thức định lượng trên thì hệ thống sẽ tính toán là kho hàng sẽ trừ đi đúng bằng 1,85 kg nguyên vật liệu Cua biển khi bán nồi Lẩu cua biển vừa rồi.
Ví dụ 2: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Nồi nước lẩu cua 100.000 đồng và Cua biển giá 500.000 đồng/kg được tính riêng. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển để làm món lẩu cua biển. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là hàng hóa (HH) đơn vị tính là kg, giá bán là 500.000 đồng/kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Nồi lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 100.000 đ/cái.
+ Khi bán hàng sẽ order như sau: 01 Nồi nước lẩu cua giá 100.000 đồng và 1,85kg Cua biển giá 500.000 đồng/kg
+ Cách khai báo công thức định lượng: chỉ cần khai báo định lượng món Nồi nước lẩu cua biển (nếu cần).
>>> Với cách thức nhập liệu này phần mềm sẽ tự động trừ kho là 1,85 kg Cua biển & chạy công thức tính định lượng với nồi nước lẩu cua biển nếu có khai báo định lượng.

KIỂM KÊ HÀNG HÓA & ĐIỀU CHỈNH ĐÚNG VỚI THỰC TẾ


Giải thích thuật ngữ & công thức trong bảng tính
Giá nhập (1) (tên gọi đầy đủ: giá nhập mua trung bình trong kỳ tính toán) = Tổng tiền nhập trong kỳ/Tổng số lượng nhập trong kỳ.
Mục tiêu: để biết được giá nhập trung bình trong kỳ có biến động hay không, thường là so sánh với cột giá vốn. Nếu có biến động nhiều thì cần xem lại giá nhập & kể cả việc nhập liệu.
Giá vốn (2) (tên gọi đầy đủ: giá vốn trung bình ở thời điểm tính toán): cột này thể hiện giá vốn theo phương pháp tính bình quân gia quyền (hay còn gọi là trung bình cộng).
= (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Đầu kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa tồn kho ở đầu kỳ, đầu kỳ này tức là cuối kỳ trước chuyển sang.
+ Tiền (A) = là số tiền tồn kho ở đầu kỳ tức là tiền tồn kho ở cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
Nhập trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa nhập trong kỳ tính toán + nhập kho điều chỉnh tăng kho (nếu có).
+ Tiền (B) = số lượng nhập trong kỳ * giá nhập trung bình = (4) * (1)
Xuất trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa được bán ra + số lượng xuất hủy (nếu có).
+ Tiền (C) = số lượng xuất trong kỳ * giá vốn = (5) * (2)
Tồn cuối kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa cuối kỳ của báo cáo = số lượng đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng xuất trong kỳ.
+ Tiền (D): là tiền tồn kho ở thời điểm tính toán hiện tại = Tiền đầu kỳ + Tiền nhập trong kỳ - Tiền xuất trong kỳ = (A) + (B) + (C)
Module quản lý tồn kho


Giải thích một số trường hợp ở chức năng quản lý kho
Báo cáo tồn kho bị sai số liệu về giá trị (số tiền)
Đầu tiên cần hiểu rõ công thức tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ, phương pháp bình quân) là:
Giá vốn (MAC) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Trong đó:
- Tiền hàng đầu kỳ là tiền tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
- Tiền hàng nhập trong kỳ là tổng tổng tiền hàng được làm phiếu nhập kho có trong kỳ.
- Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
- Số lượng hàng nhập kho trong kỳ là số lượng hàng tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.

Trường hợp 1giá vốn rất vô lý nhưng công thức phần mềm là không sai, vậy lý do là vì đâu?
DanTriSoft lấy ví dụ này để bạn dễ hình dung trường hợp bạn sẽ cảm thấy rất vô lý này nhưng công thưc là không sai. Đây là nghiệp vụ khi bán hàng âm (tức bán trước nhập sau) cho bạn dễ hình dung:
Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, giá vốn hiện tại món hàng A được ghi nhận là = 100.000đ.
Cửa hàng bán âm 10 sản phẩm A (tức là chưa làm phiếu nhập kho và đã cho bán hàng trước), lúc này số lượng hàng tồn A = -10, và có giá vốn cho hàng này là = 100.000đ.
Sau đó cửa hàng mới cho nhập kho 20 sản phẩm A với giá nhập = 150.000đ.
Lúc này theo công thức tính giá vốn:
Giá vốn (MAC) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền nhập trong kỳ)/(số lượng tồn kho đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ), thay số vào ta được:
MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000)/(-10 + 20) = 2.000.000/10 = 200.000đ.
Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên giá vốn (MAC) = 200.000đ.
Và chúng ta sẽ cảm thấy thật vô lý do: giá vốn trước đây chỉ 100.000đ, lần này nhập hàng giá vốn cũng chỉ 150.000đ, lý luận cơ bản thì giá vốn phải nằm ở khoảng giữa từ 100.000 đến 150.000đ, vậy mà ở đây giá vốn ghi nhận lên đến 200.000đ. Lỗi ở đây là chúng ta đã bán hàng trước, sau đó thì mới làm nghiệp vụ nhập hàng.
Do đó nếu để tình trạng chưa nhập kho vào phần mềm mà đã bán hàng trước thì với cách tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều. 
Khắc phục: 
Do đó để khắc phục, khi làm phiếu nhập kho hãy chọn ngày nhập kho trước khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng để tránh tình trạng hàng hóa bị âm. Cách đơn giản nhất là hãy chỉnh lại phiếu nhập kho ở mục ngày nhập kho vào đầu tháng/đầu kỳ... để đảm bảo rằng không có nghiệp vụ xuất bán hàng âm. Sau đó nhấn lại chức năng Tính giá vốn để phần mềm tính toán lại/hoặc chờ đến ngày hôm sau để hệ thống tính toán lại giá vốn rồi mới xem báo cáo, khi đó giá trị (tiền) của giá vốn sẽ không còn bị âm nữa.
Hoặc nếu xem báo cáo trong dài hạn thì giá vốn sẽ dần dần được điều chỉnh để về với mức bình quân chính xác.

Trường hợp 2: Giá trị tồn kho cuối kỳ bị âm
Nguyên nhân 1: Vì để thuận tiện cho khâu bán hàng, phần mềm cho phép xuất quá số lượng tồn (xuất âm hàng).
Lưu ý quan trọng: Phần mềm Dân Trí Soft cho phép xuất kho âm vì nếu ràng chặt không cho xuất kho âm sẽ gây khó khăn việc bán hàng (muốn không xuất kho âm thì nghiệp vụ nhập kho phải làm tức thời mà cái này không phải cửa hàng/doanh nghiệp nào cũng đủ nhân lực thực hiện), nên khi dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ, để tính toán giá trị (số tiền) cần phải đảm bảo số lượng tồn kho đến cuối kỳ tính giá (tháng/quý) không bị âm (>=0). Do đó cần kiểm tra lại kho hàng nếu số lượng bị âm thì phải cân chỉnh để không bị âm. Nếu số lượng âm thì giá trị (số tiền) tồn kho sẽ bị âm.
Hoặc một số trường hợp khác theo suy luận được mô tả chi tiết ở công thức bên trên.
Nguyên nhân 2: Với cửa hàng/công ty có phân chia ra nhiều kho để quản lý.
Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho (không theo kho) mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương. Tương tự như nguyên nhân 1, hãy kiểm tra lại kho hàng và cân chỉnh kho cho thật sự chính xác theo đúng thời gian xuất - chuyển - nhập kho để công thức tính toán mới đúng được.

Trường hợp 3: Trong kỳ số lượng hết (chính xác bằng=0) nhưng giá trị (số tiền) lại  >0 với phương pháp bình quân cuối kỳ.
Nguyên nhân: Trong kỳ có giá nhập xuất có sự chệnh lệch lớn => Tại 1 thời điểm trong kỳ khi kho xuất hết số lượng thì giá trị có thể bị âm hay dương nhưng cuối kỳ thì số lượng hết giá trị hết.
Giải pháp: Lý do số lượng hết giá trị còn là do đặc thù của phương pháp bình quân cuối kỳ. Giá trị nhập kho trong kỳ chênh lệch nhiều. Trường hợp dữ liệu có giá trị nhập trước thấp, sau đó trong kỳ hoặc cuối kỳ giá trị nhập cao hơn thì các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có giá trị cao => Trong trường hợp này hoàn toàn không sai. Phương pháp này đảm bảo số lượng cuối tháng giá trị không âm là đúng.​ Với trường hợp này, vào cuối kỳ tháng tiếp theo hệ thống sẽ tính toán lại vẫn đảm bảo giá trị là đúng nhé.

Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software