Nghiệp vụ lên đơn đặt hàng cho khách hàng và quản lý tình trạng đơn đặt hàng


Đề bài:

(1). Chị Bùi Thị Kim Huế là khách hàng thuộc nhóm đại lý cấp 1 và có bảng giá dành riêng là Giá đại lý cấp 1, vào ngày 04/10/2020 khách Bùi Thị Kim Huế nhắn cho salesman (Cao Trung Hiếu) cần mua đơn hàng như sau: Hàng hóa B1: 100 cái, Hàng hóa A2: 200 cái và cần được giao hàng vào ngày 06/10/2020.

(2). Vào ngày 06/10/2020 vì hàng hóa thiếu hụt nên công ty chỉ giao được Hàng hóa B1: 50 cái, Hàng hóa A2: 100 cái (tức giao được 50% đơn hàng), khách hàng đồng ý và công ty cho xuất hóa đơn bán hàng để giao hàng theo số lượng trên. Hỏi quản lý tình trạng đơn hàng này như thế nào, còn bao nhiêu hàng hóa cần phải giao để xong đơn hàng?

(3). Đến ngày 07/10/2020 thì công ty xuất giao tiếp Hàng hóa B1: 30 cái, Hàng hóa A2: 60 cái. Hỏi quản lý tình trạng đơn hàng này như thế nào, còn bao nhiêu hàng hóa cần phải giao để xong đơn hàng?

(4). Đến ngày 28/10/2020 khách hàng đặt mua và cần giao ngay Hàng hóa B1: 100 cái, Hàng hóa A2: 200 cái và báo là không cần lấy số lượng hàng còn thiếu ở đơn hàng trước nữa. Công ty có sẵn hàng nên cho xuất hóa đơn bán hàng và giao hàng ngay. Hỏi quản lý tình trạng đơn hàng trước như thế nào và đơn hàng này ra sao?

Cách thực hiện:

Video minh họa nghiệp vụ

Việc khách Bùi Thị Kim Huế là khách hàng thuộc nhóm đại lý cấp 1 và có bảng giá dành riêng là Giá đại lý cấp 1 đã được hướng dẫn ở phần tạo bảng giá riêng dành cho khách hàng, nên xem như chúng ta đã thực hiện được ở nghiệp vụ này.

(1). Với bước này ta lên 1 đơn đặt hàng chọn ngày lập là 04/10/2020 và ngày hoàn thành (ngày HT) là 06/10/2020, chọn khách là Bùi Thị Kim Huế tương ứng phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá dành riêng cho Bùi Thị Kim Huế, chọn NV kinh doanh là Cao Trung Hiếu, gõ thông tin đơn đặt hàng Hàng hóa B1: 100 cái, Hàng hóa A2: 200 cái.

Lên đơn đặt hàng

- Để xem danh sách đơn đặt hàng ta vào module Quản lý bán hàng >> Bảng kê đơn đặt hàng và chọn từ ngày đến ngày hoặc các tìm kiếm khác để xem.

Bảng liệt kê đơn đặt hàng có trong một giai đoạn thời gian

(2). Vào ngày 06/10/2020 lập hóa đơn bán sỉ và dùng chức năng Tìm đơn đặt hàng. Khi tìm đơn đặt hàng phần mềm sẽ load ra tất cả thông tin đơn đặt hàng theo khoảng thời gian tìm kiếm (phải chú ý khoảng thời gian này), nếu bạn muốn tìm đơn đặt hàng ở tháng trước hay nhiều tháng trước thì chỉ cần chỉnh lại thời gian tìm kiếm là được. Sau đó chọn đơn hàng đúng với yêu cầu để phần mềm load ra thông màn hình bán sỉ, mặc định phần mềm sẽ load ra số lượng đúng với đơn đặt hàng, do đó ở trường hợp của đề bài này ta sẽ chỉnh lại để đúng số lượng Hàng hóa B1: 50 cái, Hàng hóa A2: 100 cái và sau đó nhấn Lưu để hoàn tất hóa đơn bán sỉ.

Lên hóa đơn bán sỉ và sử dụng tính năng Tìm đơn đặt hàng

*** Chú ý: với nghiệp vụ bán sỉ có phát sinh công nợ phải thu khách hàng và có mục hướng dẫn riêng phần quản lý công nợ phải thu khách hàng nên ở bài này sẽ không nhắc lại nghiệp vụ đó.

- Để xem tình trạng đơn hàng ta vào module Quản lý bán hàng >> tìm báo cáo có tên Tình hình thực hiện đơn hàng, chọn điều kiện tìm kiếm cho phù hợp và nhấn Tìm kiếm. Khi đó ta sẽ thấy số liệu như ảnh dưới, thể hiện rõ là ta đã thực hiện giao hàng được 50% số lượng của đơn đặt hàng.

Tình trạng giao hàng được 50% so với nhu cầu của đơn đặt hàng

(3). Tương tự như mục (2) ta lập hóa đơn bán sỉ vào ngày 07/10/2020 và Tìm đúng hóa đơn đặt hàng để load vào form, sau đó ta chỉnh lại số lượng cho đúng với số liệu giao hàng lần này Hàng hóa B1: 30 cái, Hàng hóa A2: 60 cái.

Lên hóa đơn bán sỉ và sử dụng tính năng Tìm đơn hàng và gõ Hàng hóa B1: 30 cái, Hàng hóa A2: 60 cái

- Để xem tình trạng đơn hàng ta vào module Quản lý bán hàng >> tìm báo cáo có tên Tình hình thực hiện đơn hàng, chọn điều kiện tìm kiếm cho phù hợp và nhấn Tìm kiếm. Khi đó ta sẽ thấy số liệu như ảnh dưới, thể hiện rõ là ta đã thực hiện giao hàng được 80% số lượng của đơn đặt hàng.

Sau khi giao hàng 2 lần thì tỉ lệ hoàn thành đã tăng lên 80%

(4). Với nghiệp vụ số 4 này ta có 2 hướng để tư duy, còn việc hành xử như thế nào là ở quy trình của mỗi công ty:

- Hướng tư duy 1: Xem đây là hóa đơn bán hàng không qua bước đơn đặt hàng. Khi tư duy theo hướng này thì lập hóa đơn bán sỉ như bình thường và không dùng tính năng Tìm đơn đặt hàng. Và đương nhiên số liệu báo cáo trong phần Tình hình thực hiện đơn hàng của đơn hàng trước không có sự thay đổi gì, tức giữ nguyên tỉ lệ hoàn thành là 80%.

- Hướng tư duy 2: Xem đây là hóa đơn bán hàng qua bước đặt hàng của đơn hàng trước, tức là giao hàng vượt qua số lượng đơn đặt hàng nên sẽ có tỉ lệ hoàn thành lớn hơn 100%. Nếu theo tư duy này ta thực hiện tương tự như (2) và (3). Sau khi thực hiện xem lại báo cáo Tình hình thực hiện đơn hàng thì thấy tỉ lệ hoàn thành lớn hơn 100%.

Tỉ lệ % số lượng hoàn thành vượt hơn 100%, ở đây là 180%