Tình huống khác: xóa món, xóa dữ liệu đã dùng, xóa sạch


Tình huống 1: Một món hàng hóa trong menu không bán nữa, làm sao xóa khỏi danh sách bán hàng trên phần mềm DanTriSoft?
Trả lời:
- Về nguyên tắc: một hàng hóa đã phát sinh chứng từ, ví dụ đã có nghiệp vụ bán hàng hay nghiệp vụ nhập kho, xuất kho... thì phần mềm sẽ không cho phép xóa hàng hóa đó. Hay nói cách khác, phần mềm Dân Trí Soft chỉ cho phép xóa hàng hóa khi chưa có nghiệp vụ nào có liên quan đến món hàng đó.
- Vì vậy, nếu món hàng đó không bán nữa thì sẽ vào phần mềm cho ẩn món hàng đó đi (tức không còn sử dụng). Thực hiện như sau: vào module Danh mục >> danh sách Hàng hóa >> Tìm hàng hóa không còn sử dụng nữa >> Nhấn Sửa >>  Bỏ check chọn Có sử dụng. Sau khi bỏ chọn thì món hàng này sẽ được ẩn khỏi danh mục hàng hóa, nếu muốn sử dụng lại thì check chọn lại. Sau khi ẩn món thì trên màn hình bán hàng sẽ không còn tìm thấy món hàng đó nữa.
Check bỏ chọn Có sử dụng để ẩn món hàng không sử dụng nữa
- Hoặc cũng có thể đổi tên món đó thành tên một món hàng khác, bằng cách vào sửa món và gõ lại tên món khác. Lúc này tên món cũ sẽ bị mất đi mà thay thế vào đó là tên của món mới.
*** Nếu sử dụng lại hàng hóa đã check chọn không sử dụng nữa ta thực hiện như sau: vào Danh mục >> Danh sách hàng hóa >> Bỏ nút check Còn sử dụng (ý nghĩa là để xem hàng hóa không còn sử dụng) >> nhấn Tìm kiếm: sẽ liệt kê danh sách hàng hóa không còn sử dụng. Vì vậy, nếu món hàng nào muốn sử dụng lại thì click vào sửa món hàng đó và check chọn lại vào nút Sử dụng, nhấn Lưu là hoàn thành.
Xem danh sách hàng hóa không còn sử dụng

Tình huống 2: Hàng hóa đó là hàng dịch vụ (ví dụ dịch vụ sữa chữa, dịch vụ chăm sóc, dịch vụ giao hàng...) nên không cần quản lý kho hàng trong các báo cáo quản lý kho thì khai báo thế nào cho thuận tiện?
Trả lời:
Check bỏ chọn Theo dõi tồn kho với hàng hóa không cần quản lý tồn kho
Với hàng hóa là dịch vụ không cần quản lý kho thì khi khai báo thông tin hàng hóa (hoặc nhấn sửa hàng hóa) cần làm như sau: vào module Danh mục >> Thêm hàng hóa >> Nhấn Thêm mới (hoặc nhấn Sửa nếu đã khai báo) >> bỏ check chọn Theo dõi tồn kho để không cần quản lý kho.

Tình huống 3: Sau một thời gian kinh doanh nay muốn xóa dữ liệu của quá khứ để thiết lập lại từ đầu thì làm như thế nào?
Trả lời:
[Chú ý vì rất quan trọng] Sau khi thanh lý là dữ liệu bị xóa trắng do đó cần cẩn thận khi dùng chức năng thanh lý dữ liệu này và đặc biệt cần sao lưu lại dữ liệu theo hướng dẫn sao lưu dữ liệu để nếu có xảy ra rủi ro thì còn phục hồi lại dữ liệu sao lưu này được.
- Để xóa sạch (xóa trắng) dữ liệu kinh doanh thời gian qua để thiết lập dữ liệu mới ta làm như sau: Vào module Hệ thống >> Thanh lý dữ liệu >> check chọn Thanh lý tất cả >> nhấn Chấp nhận và chọn Yes để dữ liệu được xóa trắng. Sau khi dữ liệu được xóa trắng thì hãy nhập liệu mới cho phần mềm.
 
Chức năng Thanh lý dữ liệu chọn Thanh lý tất cả để xóa trắng phần mềm & tạo lại dữ liệu mới
- Nếu chỉ muốn xóa đi các nghiệp vụ phát sinh từ trước đến nay & vẫn giữ lại tất cả danh mục hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... thì chỉ cần check vào nút Thanh lý chứng từ phát sinh + đầu kỳ hoặc Thanh lý các chứng từ phát sinh là xong.

Tình huống 4: Bạn muốn xóa sạch phần mềm Dân Trí Soft ra khỏi máy tính?
Trả lời:
- Về nguyên tắc thì Dân Trí Soft không cài đặt vào máy tính mà chỉ sử dụng bộ thực thi (Run) để hoạt động, có thể hình dung như là một dạng portable.
- Vì vậy để xóa sạch Dân Trí Soft thì chỉ cần làm 3 điều sau là chắc chắn xóa sạch sẽ không còn khả năng phục hồi lại:
     + Vào ổ đĩa C tìm thư mục DanTriSoft và xóa.
     + Vào ổ đĩa D tìm thư mục DanTriSoft và xóa (hoặc vào ổ đĩa chứa database DanTriSoft khi cài đặt được bạn dẫn đến).
     + Vào thùng rác (Recycle Bin) và xóa sạch sẽ các file ở đây.

Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software