Danh mục là những dữ liệu được sử dụng thường xuyên trong quá trình sử dụng phần mềm ví dụ như hàng hóa, đơn vị tính, giá bán, thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thuế suất... Việc khai báo danh mục càng chuẩn xác càng "đúng ngay từ đầu" thì việc sử dụng phần mềm càng trở nên thuận tiện hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Chú ý: Tên đăng nhập mặc định của phần mềm: admin - Mật khẩu mặc định: admin
Vì Dân Trí Soft là phần mềm đóng gói theo chuẩn chung với mục tiêu đáp ứng đa dạng ngành nghề, do đó khi sử dụng nếu chức năng nào bạn không cần sử dụng thì nguyên tắc là "đừng quan tâm đến nó" và chỉ cần tập trung với chức năng bạn cần.
VIDEO HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH KHAI BÁO
[QUAN TRỌNG] Nguyên tắc nhập liệu phần mềm
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (ví dụ ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống). Mã sau khi tạo không được phép sửa, chỉ được sửa tên, nếu muốn sửa mã thì hãy tạo mới hoặc xóa mã cũ để làm mới lại.
2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.
Cách khai báo danh mục
Bước 1: Đăng nhập phần mềm >> vào module Danh mục.
 |
| Click vào module Danh mục để khai báo thông tin |
Bước 2: lần lượt thêm các loại danh mục cần sử dụng
2.1 Thêm danh mục Hàng hóa: danh mục hàng hóa được chia làm 2 cấp là Nhóm hàng hóa và Thông tin chi tiết hàng hóa.
- Đầu tiên thêm danh mục Phân nhóm hàng hóa bằng cách: vào module Danh mục >> Phân nhóm hàng hóa >> thêm nhóm hàng hóa.
 |
| Thêm phân nhóm hàng hóa |
- Tiếp theo đơn vị tính: thêm tất cả các đơn vị tính, vào Danh mục >> Đơn vị tính >> thêm danh mục đơn vị tính.
 |
| Thêm danh mục Đơn vị tính |
- Tiếp theo thêm thông tin chi tiết hàng hóa và giá bán lẻ nếu có bán lẻ, còn với mô hình bán sỉ (nhà phân phối) thì không cần khai báo Giá bán lẻ vì bảng giá được sử dụng ở Bảng giá bán sỉ. Nếu có bán sỉ thì sẽ tạo bảng giá bán sỉ (có thể tạo nhiều bảng giá sỉ cho nhiều phân loại khách hàng) thì vào module Quản lý bán hàng >> Bảng giá bán sỉ để thêm mới.
- Mã hàng hóa sau khi khởi tạo sẽ cố định mà không cho phép chỉnh sửa.
- Đơn vị tính cơ bản và mã phụ: chỉ được phép chỉnh sửa khi hàng hóa đó chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh nào, ví dụ bán hàng, nhập kho, xuất kho...
 |
| Thêm thông tin hàng hóa và giá bán lẻ. |
2.2 Tương tự thêm các loại Danh mục khác như: Thông tin kho hàng, Danh mục thuế suất, Danh mục ngân hàng thanh toán, Danh mục thông tin khách hàng/nhà cung cấp/nhân viên.
2.3 Thêm thông tin khách hàng, nhà cung cấp (NCC), nhân viên: vào Danh mục >> click nút Thêm khách hàng/Nhà cung cấp/Nhân viên >> khai báo thông tin cho đúng nhu cầu, cần check chọn phân loại cho chính xác là Người mua (khách hàng) hay Người bán (Nhà cung cấp) hay Nhân viên nội bộ hay là tất cả. Nhấn Thêm mới để thêm thông tin tiếp theo.
2.3 Thêm thông tin khách hàng, nhà cung cấp (NCC), nhân viên: vào Danh mục >> click nút Thêm khách hàng/Nhà cung cấp/Nhân viên >> khai báo thông tin cho đúng nhu cầu, cần check chọn phân loại cho chính xác là Người mua (khách hàng) hay Người bán (Nhà cung cấp) hay Nhân viên nội bộ hay là tất cả. Nhấn Thêm mới để thêm thông tin tiếp theo.
 |
| Thêm mới thông tin khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên nội bộ |
2.4 Sử dụng chức năng nhập từ file excel (import từ excel) với chức năng Nhập từ file excel: lưu ý cần xem hướng dẫn chi tiết để dùng chức năng này Hướng dẫn import dữ liệu từ file excel có sẵn (hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp).
 |
| Chức năng nhập từ file excel của DanTriSoft để nhập nhanh danh sách có sẵn từ excel |
Hãy đặt mua máy in bill được tích hợp chuẩn với phần mềm miễn phí Dân Trí Soft, giao hàng toàn quốc: MÁY IN BILL
Cách thay đổi thông số hệ thống chung của phần mềm
Thông số mặc định của phần mềm là:
- Định dạng số trên lưới (trên lưới nhập liệu): sau số thập phân sẽ có được tối đa 4 ký tự tức mặc định là #,##0.####
- Định dạng số trên lưới excel (tức là khi xuất báo cáo ra excel): sau số thập phân sẽ có được tối đa 4 ký tự tức mặc định là #,##0.####
- Định dạng số trên lưới report (tức là khi xem các báo cáo trên phần mềm): sau số thập phân sẽ có được tối đa 4 ký tự tức mặc định là #,##0.####
- Điểm quy đổi (là điểm quy đổi thành quà tặng mặc định dùng ở module thẻ VIP): mặc định là 200.
- Hệ số quy đổi điểm (bao nhiêu tiền sẽ được quy ra là 1 điểm trong thẻ VIP): cái này phục vụ cho module khuyến mãi - thẻ VIP và mặc định là 10000 đồng sẽ quy đổi 1 điểm.
- Định dạng ngày tháng trên lưới: theo định dạng chuẩn của Việt Nam là dd/MM/yyyy, nếu muốn đổi sang định dạng của Mỹ để phần mềm tính toán theo cách của Mỹ thì thay đổi lại thành MM/dd/yyyy.
Vậy làm cách nào để thay đổi các thông số này theo nhu cầu riêng?
Hãy vào thư mục thực thi (run) của Dân Trí Soft, thông thường là vào ổ đĩa C >> DanTriSoft >> Pos >> tìm file có tên sys_Utility.4.exe, click chuột phải vào file và chọn Run as administrator >> click chọn Hệ thống >> điều chỉnh các thông số ở thiết lập hệ thống cho đúng với yêu cầu.
 |
| Vào ổ C >> DanTriSoft >> Pos >> tìm file có tên sys_Utility.4.exe |
 |
| Chỉnh các định dạng theo nhu cầu và nhấn Lưu để hoàn tất, sau đó thoát phần mềm đăng nhập lại để có hiệu lực |
Ví dụ: nhu cầu là muốn chỉnh định dạng về làm tròn đến hàng đơn vị cho tất cả hệ thống ta thực hiện như sau: vào các dòng Định dạng số trên lưới, Định dạng số trên lưới excel, Định dạng số trên lưới report ta xóa đi đoạn .#### và nhấn nút Lưu bên dưới, sau đó đăng xuất phần mềm rồi đăng nhập lại để việc thay đổi hệ thống có hiệu lực.
Hướng dẫn cho ẩn các cột (các trường) không sử dụng
Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software